TİCİPOS — Cari Mutabakat
Görüntü, programın örnek veriyle açılmış gerçek ekranıdır. Büyütmek için tıklayın.
Bu ekran ne işe yarar?
Mutabakat, sizin kayıtlarınızdaki bakiyenin karşı tarafın kayıtlarıyla aynı olup olmadığını teyit etmektir. "Hazırla" seçtiğiniz tarih itibarıyla her carinin bakiyesini ve yıl başından o tarihe kesilen / alınan fatura adedi ile KDV hariç tutarını hesaplar. Mektup, firmanızın e-posta hesabından carinin kartındaki e-posta adresine gönderilir. Gelen yanıta göre kaydı "mutabık" ya da "itiraz" yaparsınız; itirazda karşı tarafın bildirdiği bakiye ve fark görünür. Bu ekran hiçbir bakiyeyi değiştirmez; farkı bulduğunuzda düzeltmeyi fatura ya da tahsilat ekranlarından yaparsınız. "E-posta Ayarları" sekmesi programın bütün e-posta gönderimlerinde kullanılır.
Ne zaman kullanılır?
- Yıl sonunda ya da çeyrek sonlarında müşteri ve tedarikçilerle bakiye teyidi için.
- Denetim ya da banka kredisi öncesi cari bakiyelerin doğruluğunu göstermek için.
- Bir müşteriyle hesap tutmadığında resmî karşılaştırma yapmak için.
Adım adım
- İlk kez kullanıyorsanız "E-posta Ayarları" sekmesinde Sunucu, Port, Kullanıcı adı, Şifre, Gönderen adres’i girip Kaydet deyin; "Deneme Gönder" ile deneyin.
- "Mutabakatlar" sekmesinde Tarih’i seçin (açılışta geçen ayın son günü) ve cari türünü (Tüm cariler / Müşteriler / Tedarikçiler) seçin.
- "Hazırla"ya basın. Bakiyesi ya da o yıl faturası olan cariler listeye eklenir.
- Bir satıra çift tıklayıp mektubu sağda önizleyin.
- Satır seçmeden "Tümünü Gönder" ya da satırları seçip "Seçilenleri Gönder" deyin.
- Yanıt geldikçe satıra sağ tıklayıp "Mutabık" ya da "İtiraz (karşı bakiye)" seçin.
Bunu yaparsanız ne olur?
"Hazırla"ya iki kez basarsanız
Aynı tarih için henüz gönderilmemiş (hazırlandı) kayıtlar güncel bakiyeyle yenilenir, yeni cariler eklenir. Gönderilmiş ya da yanıtlanmış kayıtlar değişmez.
"Tümünü Gönder" derseniz
Durumu "hazırlandı" ya da "gönderildi" olan ve e-posta adresi olan carilere mektup gider; adresi olmayanlar atlanır. Başarılı olanlar "gönderildi" olur, hatalılarda Gönderim Hatası sütunu dolar.
İtiraz’ı seçip "−2500;iade faturası bizde yok" yazarsanız
Karşı Bakiye −2.500 (karşı taraf sizden alacaklı) olarak kaydedilir, Fark sütunu iki bakiye arasındaki farkı gösterir, durum kırmızı "itiraz" olur. Bakiye yazmadan itiraz kaydedilemez.
"Yanıtı geri al" derseniz
Kayıt yeniden "gönderildi" durumuna döner, karşı bakiye ve yanıt tarihi silinir.
Sağ tık → Sil derseniz
Mutabakat kaydı onay sorulmadan silinir. Carinin bakiyesi etkilenmez; gerekirse yeniden "Hazırla" ile oluşturursunuz.
E-posta ayarları yokken gönderirseniz
"E-posta sunucusu tanımlı değil" hatası çıkar, hiçbir mektup gitmez.
Düğmeler ne yapar?
HazırlaSeçili tarih için bakiye ve fatura özetlerini hesaplayıp mutabakat kayıtlarını oluşturur.
Tümünü Gönder / Seçilenleri GönderOnay aldıktan sonra mektupları e-postayla gönderir.
Yenile (F5)Listeyi yeniden okur.
Sağ tık menüsüMektubu göster, Yazdır, Mutabık, İtiraz (karşı bakiye), Yanıtı geri al, Sil.
E-posta Ayarları → Kaydet / Deneme GönderPosta sunucusu bilgilerini kaydeder (şifre şifreli saklanır) / yazdığınız adrese deneme iletisi gönderir.
Rakamları nasıl okurum?
- Bakiye: sizin kayıtlarınızdaki bakiye; "B" cari size borçlu, "A" siz cariye borçlusunuz.
- Durum: gri "hazırlandı", mavi "gönderildi" (yanıt bekleniyor), yeşil "mutabık", kırmızı "itiraz".
- E-posta: sarı "adres yok" rozeti mektubun gönderilemeyeceğini gösterir; cari kartına adres ekleyip yeniden deneyin.
- Karşı Bakiye ve Fark: yalnız itirazda dolar. Fark = sizin bakiye − karşı tarafın bakiyesi.
- Sağ üst rozet: toplam cari, mutabık, itiraz ve yanıt bekleyen sayıları.
Örnek
31 Aralık tarihli mutabakatı hazırladınız: 85 cari. 70’inin e-postası var, gönderdiniz. Kaya Ticaret "mutabık değiliz, bizde 12.300 TL borçluyuz" yazdı; sizin kayıtta 14.800 TL. İtiraz’a "12300;28 Aralık iadesi" yazdınız; Fark 2.500 TL görünür. Ekstreye bakınca 2.500 TL’lik iade faturasının girilmediğini gördünüz.
Dikkat edilecekler
- Mektupta "yanıt verilmemesi hâlinde bakiyenin kabul edildiği varsayılacaktır" yazar. Göndermeden önce bakiyelerin doğru olduğunu kontrol edin.
- Gmail ve Outlook normal şifreyle çoğu zaman gönderim yapmaz; "uygulama şifresi" oluşturup onu yazın.
- Müşteriler / Tedarikçiler süzgeci yalnız o tipteki carileri alır; "hem müşteri hem tedarikçi" kartları için "Tüm cariler" seçin.
Bu kelimeler ne demek?
Mutabakatİki tarafın hesap bakiyesinde anlaşması, teyit.
MutabıkBakiyeler aynı, anlaşma var.
SMTPE-posta göndermek için kullanılan posta sunucusu.
MatrahKDV hariç tutar.