TİCİPOS — Satın Alma Siparişi
Görüntü, programın örnek veriyle açılmış gerçek ekranıdır. Büyütmek için tıklayın.
Bu ekran ne işe yarar?
Siparişi programa girmek, "neyi, kimden, ne fiyata, ne zaman istedim?" sorusunun kaydını tutar. Sipariş stoğa, tedarikçi bakiyesine, kasaya ve muhasebeye dokunmaz. Buna karşılık Satın Alma modülü siparişin satır satır ne kadarının geldiğini izler: mal geldikçe irsaliye ya da faturaya dönüştürülür, sipariş "kısmi geldi" ve sonunda "tamamlandı" olur. Açık siparişlerin kalan miktarı Sipariş Önerisi’nde "yoldaki" sayılır, böylece aynı malı ikinci kez sipariş etmezsiniz. Satın Alma Ayarları’nda onay limiti tanımlıysa, bu tutarı aşan sipariş onay yetkisi olmayan kullanıcıda "Onay bekliyor" durumunda kalır ve mal kabule aktarılamaz.
Ne zaman kullanılır?
- Tedarikçiye telefonla ya da temsilciye sipariş verdiğinizde, unutulmasın ve gelen malla karşılaştırılsın diye.
- Gelen faturadaki fiyatın anlaşılan fiyatla aynı olup olmadığını sonradan kontrol etmek istediğinizde.
- Alış Teklifi’ni kabul edip siparişe çevirdiğinizde.
Adım adım
- Üst alanda Satıcı Adı kutusuna tedarikçinin adını, kodunu ya da vergi numarasını yazıp listeden seçin. Satıcı No, Vergi Dairesi ve Vergi No karttan kendiliğinden gelir; sağ üstte tedarikçinin güncel bakiyesi görünür.
- Ürünleri ve istediğiniz miktarları girin; Birim Fiyat’a tedarikçiyle anlaştığınız fiyatı yazın.
- Ödeme / Sınıflandırma’daki Teslim Tarih alanına malın gelmesi gereken günü yazın. Bu tarih geçerse sipariş "teslimi geciken" listesine düşer.
- İsterseniz Tolerans % yazın: örneğin %5 yazarsanız 100 adetlik satırda 95 adet gelince satır tamamlanmış sayılır.
- F2 ile kaydedin. Mal gelince bu ekrandaki Dönüştür ile Alış İrsaliyesi açın ya da Satın Alma → Bekleyen Siparişler’den Mal Kabul yapın.
Bunu yaparsanız ne olur?
Siparişi F2 ile kaydederseniz
Sipariş açık olarak kaydedilir. Stok, cari bakiye, kasa ve muhasebe değişmez; Bekleyen Siparişler’de görünür.
Tutar onay limitini aşıyorsa ve onay yetkiniz yoksa
Sipariş "Onay bekliyor" durumunda kaydedilir, uyarı çıkar. Yetkili, Satın Alma Merkezi’nden Onayla ya da Reddet der. Onaylanmadan irsaliye/fatura yapılamaz.
Dönüştür düğmesine basarsanız
Siparişin henüz gelmemiş miktarlarıyla dolu yeni bir Alış İrsaliyesi açılır. İrsaliyeyi kaydedince mal stoğa girer ve siparişin kalanı azalır.
Siparişin 100 adetinden 60’ı gelip irsaliyesi kaydedilirse
Sipariş "kısmi geldi" olur; sonraki dönüştürmede yalnız kalan 40 adet gelir. Aynı mal iki kez stoğa girmez.
Tedarikçi kalanı getirmeyecekse
Satın Alma → Bekleyen Siparişler’de sağ tık "Kalanı kapat" yapın; sipariş tamamlanmış sayılır ve öneride yoldaki miktardan düşer.
Siparişi iptal ederseniz
Sipariş iptal olur, yoldaki miktarlardan çıkar. Hiçbir stok ya da para hareketi olmadığı için geri alınacak başka kayıt yoktur.
Düğmeler ne yapar?
YeniEkranı boşaltır ve aynı tipte yeni bir evrak açar. Sekme kapanmaz.
Kaydet (F2)Evrakı onaylı kaydeder. Stok, cari, kasa/banka ve muhasebe etkileri bu anda oluşur. Evrak No boşsa sayaçtan otomatik verilir.
Taslak (F4)Evrakı taslak olarak saklar. Taslak hiçbir hareket üretmez; stok, cari ve muhasebe değişmez.
Satır (Ins) / ÇoğaltAlta boş satır ekler / son satırın bir kopyasını ekler.
YazdırKayıtlı evrakı yazdırır. Kaydedilmemiş evrakta kapalıdır.
EtiketEvraktaki ürünleri miktarlarıyla Etiket ekranına gönderir (etiket özelliği açıksa görünür).
İptal EtSebep sorar ve evrakı iptal eder. Stok, cari ve kasa hareketleri geri alınır, muhasebe fişi silinir (silinemiyorsa ters kayıt kesilir).
DetayAlt bölümde "Detay Bilgileri" (satırlar) ile "Başlık Bilgileri" arasında geçiş yapar.
Önceki / SonrakiAynı tipteki bir önceki ya da sonraki kayıtlı evrakı açar. Kaydedilmemiş değişiklik varsa önce kaydetmenizi ister.
Kapat (Ctrl+W)Sekmeyi kapatır. Kaydedilmemiş değişiklik varsa uyarı verir.
LİSTE / Aranan Alan / Değer / ARAAlt şeritten Alış Evrakları listesini ayrı sekmede açar.
Satır sağ tık menüsüSatır ekle, çoğalt, sil (Ctrl+Del), yukarı/aşağı taşı, stok kartını aç, stok hareketleri, tüm satırları temizle.
Stok adı hücresi sağ tık"Serbest satır yap (stoksuz)": satırı stok kartından ayırır; hizmet, nakliye gibi stoğa girmeyen kalemler için.
Sütun başlığı sağ tıkGizli sütunları açar: Miktar 2 / Birim 2, İsk 2–3 %, İsk. Tutar, ÖTV %, Tevkifat, Depo, Hesap Kodu, Lot No, Seri No, SKT, Eldeki, KDV Tutarı, Satır Notu.
DönüştürKayıtlı siparişin gelmemiş kısmıyla yeni bir Alış İrsaliyesi açar. Onay bekleyen siparişte hata verir.
Teslim Tarih / Tolerans %Yalnız sipariş ve teklifte görünür. Teslim tarihi gecikme takibinde, tolerans satırın ne zaman tamamlanmış sayılacağında kullanılır.
Örnek
Pazartesi Deniz İçecek’e 200 koli kola sipariş ediyorsunuz, koli 180 TL, teslim çarşamba. Sipariş toplamı 36.000 TL + KDV. Onay limitiniz 30.000 TL ve onay yetkiniz yok: sipariş onay bekliyor. Patron Satın Alma Merkezi’nden onaylıyor. Çarşamba 150 koli geliyor; Dönüştür ile irsaliye açıp 150 yazıyorsunuz. Sipariş "kısmi geldi", 50 koli bekliyor. Tedarikçi kalanı getirmeyeceğini söyleyince Bekleyen Siparişler’den kalanı kapatıyorsunuz.
Dikkat edilecekler
- Sipariş ödeme ya da borç doğurmaz; tedarikçi bakiyesinde görünmemesi normaldir.
- Siparişten gelen malı yeni boş irsaliyeyle girmeyin; Dönüştür ya da Mal Kabul kullanın. Aksi hâlde sipariş açık kalır ve öneri aynı malı yeniden ister.
- Evrak ekranındaki Dönüştür yalnız irsaliyeye çevirir. Malı doğrudan faturayla almak için Bekleyen Siparişler’de "Mal kabul → Fatura" kullanın.
Bu kelimeler ne demek?
CariMüşteri ya da tedarikçi hesabı. Alışta cari, malı aldığınız firmadır.
TaslakKaydedilmiş ama henüz geçerli sayılmayan evrak. Stoğa, bakiyeye ve muhasebeye dokunmaz.
Onay limitiBu tutarın (KDV dahil) üstündeki siparişin yetkili tarafından onaylanması gerekir. Satın Alma Ayarları’nda belirlenir.
ToleransEksik teslimde satırın yine de tamamlanmış sayılacağı yüzde payı.
YoldakiSipariş verilmiş ama henüz gelmemiş miktar.